Freitag, September 18, 2020
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Zeiterfassung am Bau – Hintergründe und Pflichten

Mit der Zustimmung des Bundesrates vom 11. Juli 2014 trat das Mindestlohngesetz (MiLoG) für die Bundesrepublik Deutschland in Kraft. Mit diesem Gesetz wurde der allgemeingültige und flächendeckende Mindestlohn eingeführt. Für einige Baubranchen war dies nicht neu, denn hier gab es bereits seit 1997 verschiedene Vereinbarungen, die Lohnuntergrenzen definierten. Die unterschiedlichen Werte sowie die damit zusammenhängenden Auflagen der Aufzeichnungspflicht werden seither kontinuierlich neu angepasst und aktualisiert. Dabei den Überblick zu behalten und gleichzeitig alle gesetzlichen Vorgaben der Dokumentation zu erfüllen ist für viele Unternehmer, gerade in der Baubranche, eine enorme Herausforderung.

Neue Gesetze machen das Arbeitsleben in der Regel nicht einfacher. Mit ihrer Einführung verbinden sich meist Zweifel und Unsicherheit sowie vor allem ein enormer Mehraufwand. Auch als 1996 das Entsendegesetz für Arbeitnehmer (AEntG) in Kraft trat, waren es am Ende die kleinen Handwerksbetriebe, die umdenken mussten. In der Bauindustrie wurden im Zuge der Gesetzeseinführung 1997 für die einzelnen Gewerke unterschiedliche Vereinbarungen für Mindestlöhne festgesetzt. Hintergrund dafür war es damals, die Gewerke im Baubereich vor der ausländischen Billigkonkurrenz zu schützen. Mit dem Gedanken, die ganze Sache einheitlicher zu gestalten, erfolgte 2002 für das Baugewerbe die Eingruppierung in Lohngruppen nach § 5 Bundesrahmentarifvertrag (BRTV).

Dem noch nicht genug, trat im Januar 2015 das Tarifautonomiestärkungsgesetz mit seinen 15 Anpassungsartikeln in Kraft. Mit von der Partie das Mindestlohngesetz (MiLog) in Artikel 1 sowie die Änderung des Tarifvertragsgesetztes in Artikel 5. Hieraus ergab sich erstmals ein für die gesamte Bundesrepublik Deutschland einheitlich flächendeckender und gemeingültiger Mindestlohn sowie das Verbot Tarifabsprachen unter diesem gesetzlich geregelten Bruttostundensatz von damals 8,50 Euro zu verhandeln. Mit den neuen Ausführungen sollten die Arbeitnehmer aller Branchen im Niedriglohnbereich vor Ausbeutung geschützt werden. Die Ausnutzung der Arbeitnehmer in Bezug auf die geleisteten Arbeitszeiten regelt im Gegenzug das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) in seiner Fassung von 2016. Dieses verpflichtet Arbeitgeber seither Arbeitszeiten, die den in § 3 ArbZG verankerten Acht-Stundentag überschreiten, für alle betreffenden Arbeitnehmer aufzuzeichnen. Somit besteht bereits seit vier Jahren deutschlandweit eine Pflicht zur Dokumentation von Überstunden für alle Unternehmen.

Da die gesetzgebende Gewalt meist erst nach der Verabschiedung neuer Gesetze bemerkt, dass Verordnungen noch nicht alle „Schutzmaßnahmen“ beinhalten, wird fleißig nachnovelliert, ergänzt und verabschiedet. Auch wurde der allgemeingültige Mindestlohn immer wieder erhöht und angepasst. Erst im Januar 2020 stieg der Stundensatz mit der Novelle des MiLoG erneut und liegt momentan bei 9,35 Euro. Im Juni wurden von der Mindestlohnkommission, die für die bundesweite Anpassung der Werte zuständig ist, weitere stufenweise Erhöhungen beschlossen. Somit wird der Auszahlungsbetrag bis Juli 2022 auf einen Bruttostundensatz von 10,45 Euro klettern. Für das Baugewerbe wurde parallel eine Steigerung der in zwei Lohngruppen unterteilten Mindestlöhne ausgehandelt. Ab Mai 2020 stieg auch hier der Mindestsatz für ungelernte Hilfsarbeiter in Lohngruppe 1 auf 12,55 Euro und für Fachkräfte in Lohngruppe 2 auf 15,40 Euro (15,25 Euro für Berlin). Ganz unabhängig davon, ob für ein Unternehmen eine tarifliche Werteregelung besteht oder nicht, wurde mit dem MiLoG im Januar zusätzlich eine erweiterte Dokumentationspflicht von Arbeitsnachweisen zum absoluten Muss für Arbeitgeber.

Die Gesetzeslage wird zunehmend undurchsichtiger und vielen Brötchengebern ist bei diesem Gesetzeswust nicht mehr klar, was genau von ihnen erwartet wird. Viele Gesetze und die Zollbehörden kontrollieren die Dokumentation von geleisteten Arbeitsstunden und den damit verbundenen Entgeltauszahlungen. Ohne die Unterstützung einer elektronischen Zeiterfassung, wie zum Beispiel mit der mobilen Software OUTCOM, ist die Einhaltung der Aufzeichnungspflichten ohne Bußgeldrisiko eigentlich nicht mehr zu lösen. Gerade im Montage- und Baubereich sollten Arbeitgeber einen umfassenden Überblick behalten und die gesetzlich geforderten Zeiten und Werte erfassen und aufbewahren, um hohe Strafen zu vermeiden.

ZeiterfaOUTCOM - Zeiterfassungssung gehört schon längst zur Pflicht

Ganz neu ist die Aufzeichnungs- und Dokumentationspflicht für Arbeitszeiten und Arbeitsentgelte nicht. Die nachweisliche Zeiterfassung gehört längst zur gesetzlichen Pflicht für Arbeitgeber. Mit dem Inkrafttreten von § 17 Abs. 1 MiLoG wurde lediglich die undurchsichtige Gesetzeslage der Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten um eine weitere Vorgabe ergänzt. Zu den bisher gültigen tariflichen und arbeitsrechtlichen Vorschriften, wie diese aus dem Nachweisgesetz (NachwG) für Arbeitsverträge, der Beitragsverfahrensordnung (BVV) für die Sozialversicherung und dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) zur Überstundenregelung hervorgehen, gesellen sich nun die Vorgaben für gesonderte Personen- und Branchengruppen.

Die erweiterte Dokumentationspflicht besteht damit seit Januar auch für geringfügig und kurzfristig Beschäftigte sowie für alle Mitarbeiter deren Arbeitgeber unter § 2a Schwarzarbeiterbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) genannt sind. Hierzu gehören Wirtschaftsbereiche, denen eine besondere Missbrauchsgefahr bei der Auszahlung des Mindestlohns nachgesagt wird. Leider ist dies gerade bei Betrieben im Bausektor der Fall, gefolgt vom Gastgewerbe, den Unternehmen für Transport und Personenbeförderung sowie der Gebäudereinigung u.v.m. Dies bedeutet, dass auch Betriebe, die keiner tariflichen Bindung unterliegen, dieser Verpflichtung vollumfänglich nachkommen müssen. Hintergrund für die gesetzliche Vorgabe ist auch hier eine Schutzmaßnahme. Sichergestellt werden soll, dass der jeweils gültige Mindestlohn auch tatsächlich an die genannten Arbeitnehmergruppen ausbezahlt wird.

Alle betreffenden Arbeitgeber sind verpflichtet Arbeitszeiten zu regis-trieren und damit die täglich geleistete Arbeitsdauer ihrer Mitarbeiter schriftlich zu hinterlegen und aufzubewahren. Bis spätestens am siebten Tag nach Erbringung der Leistung, müssen die Arbeitszeiten aller erbrachten Stunden erfasst sein. Hierzu gehören Beginn und Ende der täglich geleisteten Arbeit und damit zusammenhängend die Dauer der Leistungserbringung. Pausenzeiten müssen laut Gesetz zwar nicht hinterlegt werden, jedoch nachvollziehbar herausgerechnet werden können. Daher erscheint es durchaus sinnvoll, auch die Dauer der Pausen verlässlich aufzuzeichnen.

Wer die Dokumentation führt, schreibt der Gesetzgeber bei der neuen Verordnung zwar nicht vor, doch die Aufbewahrungs- und Nachweispflicht sowie die Richtigkeit obliegt dem Arbeitgeber. Überträgt der Arbeitgeber also seinen Mitarbeitern die Dokumentationspflicht der Arbeitszeiten, bleibt dieser im Ernstfall vollumfänglich haftbar. Auch, dass weder von Arbeitgeber- noch von Arbeitnehmerseite eine Unterschriftspflicht besteht, entbindet den Chef nicht von seiner Kontrollverantwortung. Daher ist es ratsam, die erfassten Zeiten zu kontrollieren und sich vom Mitarbeiter durch Unterzeichnung die Richtigkeit quittieren zu lassen. Auch die Methode nach der die Erfassung der Daten zu erfolgen hat, ob manuell oder elektronisch, regelt das MiLoG nicht. Arbeitgeber haben hier noch die freie Auswahl.

Natürlich ist es möglich, einfache Stundenzettel auf Papier zu führen. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales stellt hierfür sogar Musterbögen zum Download bereit. Dennoch sollten sich Arbeitgeber genau überlegen, ob sie mit manuellen Stundenzetteln ihrer ordnungsgemäßen und zuverlässigen Nachweispflicht bei einer Prüfung auch tatsächlich nachkommen können. Die Aufbewahrungsfrist erstreckt sich immerhin über zwei Jahre nach ihrer Erfassung. Auch dieser Aspekt sollte die Erwägung des Einsatzes einer technischen Hilfe in den Vordergrund stellen. Die elektronische Hinterlegung aller relevanten Daten, zum Beispiel über eine mobile Zeiterfassungs-App wie OUTCOM, kompensiert den mit der Dokumentationspflicht verbundenen Zusatzaufwand, bietet Sicherheit und ist am Ende betrachtet die kosteneffektivste Möglichkeit als Arbeitgeber allen relevanten Verpflichtungen nachzukommen.
Denn bei Verstößen oder fehlerhafter und unvollständiger Erfassung drohen empfindliche Geldstrafen. Der Verstoß gegen die Aufzeichnungspflicht kann zwar im geringsten Fall nur eine Ordnungswidrigkeit darstellen, aber gemäß § 23 Abs. 3 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) auch ein Bußgeld von bis zu 30.000 Euro nach sich ziehen. Und gerade in der Baubranche können sich Bußgelder über einem Wert von 2.500 Euro verheerend auswirken, da sie den Ausschluss von öffentlichen Vergabeverfahren bedeuten. Alle Regeln beachten und gesetzeskonform Aufzeichnen sollte daher jedem Betrieb ein vorrangiges Bedürfnis sein. Moderne Technik erlaubt es nicht nur Zeit und Nerven zu sparen und die eigene unternehmerische Sicherheit in den Vordergrund zu rücken, sondern auch finanzbewusst und zielführend zu agieren.

Vorteile erkennen und logistisch gewinnbringend verbinden.

Verantwortlich wenn der Zoll zur Prüfung kommt, ist unabhängig von der Methode oder Person der Erfassung, in jedem Fall der Arbeitgeber. Die Aufzeichnung hat so zu erfolgen, dass ein Prüfer die tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten unter Hinzuziehung der gesetzlichen Pausen nachvollziehen kann. Die erfassten Dokumente nach Vorgabe des MiLoG muss der Arbeitgeber zwei volle Jahre so aufbewahren, dass er diese im Prüfungsfall vollständig und unverzüglich vorlegen kann. Die Unterlagen sollten also auf Abruf sofort griffbereit sein, um lästigen Ärger zu vermeiden. Ein plausibler Grund, auf eine elektronische Erfassung und Speicherung zu setzen. Wobei auch viele weitere Vereinfachungen und Ersparnisse damit erzielt werden können. Wenn die Software dazu auf mobilen Geräten, wie den Smartphones der Monteure eingesetzt werden kann, lassen sich die Vorteile leicht abschätzen

In erster Linie zählt hier die Zeitersparnis durch die direkte Eingabe vor Ort, die dann wiederum produktiv genutzt werden kann, zu den deutlichen Vorteilen der elektronischen Zeiterfassung. Ebenso verhält es sich mit einem integrierten Routenplaner, der die Fahrtzeitberechnung übernimmt. So kann der betreffende Mitarbeiter genaue Fahrtzeiten und Entfernungen erfassen. Eine weitere Möglichkeit ist die direkte Projektzuweisung der geleisteten Zeiten, die mit Datenübermittlung ins Büro sofort auf den jeweiligen Auftrag übernommen und dort entsprechend weiterverarbeitet und fakturiert werden können.

Wer gemäß § 3 Bundesrahmentarifvertrag (BRTV) seinen Mitarbeitern die Möglichkeit zur Führung eines Arbeitszeitkontos gewährt, kommt um die elektronische Zeiterfassung wohl nicht herum. Der Zeitkontoprozess mit der Aufsummierung der erlaubten 150 Überstunden bringt den Betrieben der Baubranche die nötige Flexibilität. Mit einer ordnungsgemäßen Führung der Aufzeichnungen und belegbarer Dokumentation wird er auch für jeden Prüfer zu einer transparenten Lösung.

Also A und O in allen Belangen ist immer der belegbare Arbeitsnachweis. Dies gilt sowohl im Fall einer Kontrolle durch die staatlichen Organe, wie auch bei innerbetrieblichen Differenzen. Wobei im eigenen Betrieb mitarbeitende Ehegatten, eingetragene Lebenspartner oder unternehmereigene Kinder und Eltern von der Dokumentationspflicht ausgenommen sind. Zumindest ist dies bisher noch der Fall. Wer kann schon sagen, was die Mindestlohnkommission im nächsten Schritt der Novelle für Arbeitgeber bereithält.

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